Desde el momento en el que una empresa decide contratar los servicios de uno o varios trabajadores, son muchas las obligaciones sociales que nacen para ella y cuyo incumplimiento puede conllevar graves consecuencias. A continuación se explican las obligaciones sociales que debe cumplir una empresa.

 

1487258946_f0c0Inscripción de los empleados en la Seguridad Social

La primera acción que debe llevar a cabo la empresa para operar en el ámbito social es su inscripción como empleadora en la Seguridad Social, lo que permite la obtención del código de cuenta de cotización, dentro del que cotizarán, valga la redundancia, los trabajadores que presten servicios para la misma. Las empresas que tienen varios centros de trabajo situados en distintas provincias o que realicen actividades económicas diferenciadas, tendrán que solicitar un código de cuenta de cotización por provincia o por actividad económica.

Una vez realizado este primer paso, la empresa ya puede proceder a la contratación y alta en la Seguridad Social de los trabajadores seleccionados.

El alta en la Seguridad Social siempre debe ser previa a la fecha de inicio de la actividad, y contiene la información más básica de la relación laboral: fecha de inicio de prestación de servicios, tipo de contrato, número de horas trabajadas a la semana o coeficiente de parcialidad y grupo de cotización según la categoría profesional desarrollada, entre otros datos.

Si bien el Estatuto de los Trabajadores establece en su artículo 8.2 un amplio número de supuestos en los que el contrato debe formalizarse obligatoriamente por escrito, éste puede celebrarse también de palabra. De todos modos, para evitar futuras controversias, es muy recomendable formalizarlo siempre por escrito en uno de los modelos normalizados al efecto. Además, debe comunicarse al Servicio Público de Empleo en los 10 días siguientes a su celebración.

 

start upComunicación a la Autoridad Laboral de la apertura de la empresa

Una vez concretada la contratación de los trabajadores, debemos comunicar a la Autoridad Laboral la apertura del centro de trabajo en los treinta días siguientes a la fecha de inicio de la actividad. Esta obligación se mantiene igualmente en caso de reanudación de la actividad después de realizar modificaciones, ampliaciones o transformaciones de importancia en el centro. Existe un modelo normalizado a disposición de las empresas a estos efectos.

 

1487258704_heartbeatPlan de Prevención de Riesgos Laborales

Pero, tal vez, la obligación que tiene mayor importancia para la empresa es la prevención de los riesgos laborales. Y es que las responsabilidades a las que da lugar el incumplimiento empresarial en esta materia son muy variadas y de gran trascendencia, y abarcan desde la responsabilidad administrativa (y en algunos casos incluso penal) por la simple puesta en peligro o inobservancia de la normativa en esta materia, hasta la responsabilidad civil por la producción del daño.

Las modalidades de gestión preventiva de los riesgos laborales entre las que puede optar la empresa son varias, según sus características y la actividad desarrollada:

  • Asunción por el propio empresario en empresas de menos de 10 trabajadores, o de 25 si tienen un único centro de trabajo. Es necesario que el empresario desarrolle de forma habitual su actividad en el centro de trabajo.
  • Trabajadores designados.
  • Servicio de prevención ajeno acreditado.
  • Servicio de prevención propio (obligatorio en empresas de más de 500 trabajadores, o de más de 250 si la actividad desarrollada se encuentra entre las recogidas en el Anexo I del Reglamento de los Servicios de Prevención.

Así, todas las empresas deben contar con un Plan de Prevención de Riesgos Laborales ajustado a la normativa vigente, que por supuesto debe estar perfectamente implantado en el seno de la misma y ser escrupulosamente respetado, así como revisado periódicamente.

Teniendo en cuenta que el bien jurídico protegido por la normativa de prevención es muy valioso (estamos hablando del derecho a la integridad física y a la seguridad e higiene en el trabajo), las consecuencias de su incumplimiento son también gravísima.

 

1481663589_f073Obligaciones mensuales o trimestrales

Además de estas obligaciones iniciales que surgen a raíz de la contratación, existen también otras obligaciones de periodicidad mensual o trimestral que la empresa debe llevar a cabo, siendo las principales: el abono del salario,  la presentación y pago de las cotizaciones, la presentación trimestral del modelo 111 de declaración e ingreso de las retenciones practicadas a trabajadores y profesionales durante el período de referencia, el resumen anual informativo (modelo 190) y el registro de la jornada de los trabajadores.

Con carácter general, el abono del salario se realiza el último día del mes, con la entrega del recibo de salarios o nómina, en el que deben reflejarse todos los conceptos salariales y extra salariales percibidos por el trabajador en dicho periodo. No obstante, puede pactarse la retribución del trabajador con una periodicidad inferior a la mensual, pero nunca superior.

Las liquidaciones por las cotizaciones de los trabajadores deben presentarse por la empresa a mes vencido, en los 20 primeros días del mes siguiente si se quieren domiciliar, y son pagaderas el último día del mes de presentación.

En cuanto a la obligación de cómputo y totalización de la jornada realizada por el trabajador con periodicidad mensual, podemos decir que es un tema de gran actualidad. De un tiempo a esta parte, la Inspección de Trabajo está llevando a cabo campañas de control del cumplimiento de esta obligación por parte de las empresas. Éstas deben llevar un registro de la jornada realizada por el trabajador a lo largo del mes (salvo que por convenio colectivo se estipule otro período de referencia temporal), totalizarla y entregarle copia de dichos registros al trabajador junto con su nómina. Asimismo, la empresa debe conservar copia de estos registros durante cinco años. Esta obligación existe tanto para con los trabajadores a tiempo parcial como para aquellos contratados a tiempo completo. Dicho esto, la obligación se hace especialmente importante en referencia a los trabajadores a tiempo parcial, ya que en estos casos la inexistencia de estos registros conllevaría, además de una posible sanción, la presunción (que admite prueba en contrario) de la realización por el trabajador de una jornada completa.

 

sociedadTeniendo en cuenta el volumen de obligaciones que conlleva para una empresa la contratación de trabajadores, su periodicidad, la brevedad de los plazos y las graves consecuencias derivadas del incumplimiento de sus responsabilidades, o del cumplimiento defectuoso de las mismas, se hace extremadamente importante delegar la gestión de todas ellas en profesionales especializados en esta materia y con una dilatada experiencia. Por ello, desde Grupo LaBE nos ponemos a su entera disposición para ofrecerle soluciones tanto en el ámbito legal como el fiscal.